2020年1月27日更新
『あたりまえだけどなかなかできない説明のルール』(鶴野充茂,明日香出版社,2006年2月28日発行)を読了。
締切りをはっきりさせることは,仕事への一つのコミットメント(約束,公約)です。締切りのない仕事はどんどん後回しにされ,なかなか実現しません。締切りがあるから,忙しい毎日の中で時間をやりくりし,締切りを守ろうと仕事にとりかかるのです。(p. 28)
いつまでやるか宣言すれば,それに向かって仕事に取り組める。
一方で,仕事の説明は,プロセスよりも結論が重要です。そこで,結論を先にして,論理に一貫性を持たせます。(p. 43)
プロセスは自己満足。
結論がまず先にある。
うまく説明できない人のほとんどは,単に準備不足です。準備をしっかりするだけで問題の八割は解決します。これが私の提唱する「準備八割の法則」です。(p. 66)
説明前には余裕を持って,準備を完了させておく。
ここぞという時には,あなたも,自分が直接見聞きしたことを,ぜひ自分の言葉で語ってください。それは時に,あなたにしか伝えられない強力なメッセージになります。(p. 75)
自分の体験を自分の言葉で語ることで,相手を引き込ませる。
仕事のできる人は,打ち合わせの前に「どこまで進むか」を決めています。先々の流れを考えて,今回の打ち合わせで何を合意しなければならないかという達成目標をはっきりさせているのです。(p. 89)
「どこまで進めるか」を決めてから,打ち合わせに臨む。
相手が受け取っているのは言葉だけではありません。表情も見ています。その話の内容に対するあなたの感情やスタンスを感じ取っています。ぜひあなたの熱意や感情,気持ちも一緒に伝えてください。(p. 125)
説明に熱意や感情のエッセンスを加えることで,印象に残す。
まず,返信が不要な人は,文末に「このメールに返信は不要です」などという一言を入れる。それだけでメールの受信者ははるかに気持ちが楽になります。(p. 149)
ただの連絡であれば,「このメールに返信は不要です」と一言添えておく。
取材や社外からの依頼で,慎重な人は,電話や打ち合わせで大切な話をしたら,忘れてほしくない内容や約束をすぐその後にメールで送ってきてくれます。さらに,締切り前に余裕を見てまたメールが届きます。
「もうすぐ約束の日ですが,進み具合はどうですか?」
これ,最強です。忘れようと思っても忘れられなくなります。(p. 167)
打ち合わせしただけでは,行き違いが生まれる可能性がある。打ち合わせが終わったら,要点をまとめ,次回までの課題を共有するメールを送る。
注目してほしいのは,その人の説明の仕方をよく見て,どうしてその人が「うまいなあ」と思ったか,というところです。人によって,言葉の選び方がうまかったり,論理的にわかりやすかったり,論理よりも気持ちが入った話し方で共感したりとさまざまです。(p. 185)
説明のうまい人のいいところを取り入れる。
誰がこう言った,こうした:事実
私はこういう意味だと思う,こんな感じでした:認識・印象
こうしましょう,しませんか?:提案 (p. 195)
事実,認識・印象,提案を使い分ける。